Проблемы, с которыми сталкиваются предприятия при проверке поставщиков
● Большое число контрагентов
Изменения в геополитической ситуации и введение санкций привели к обрыву контактов со многими проверенными ранее поставщиками. Предприятиям приходится искать новых контрагентов по всем направлениям коммерческих и некоммерческих закупок. На проверке оказываются сотни компаний, которые в условиях спешки проверяются менее тщательно, чем требуется.
● Устаревшие инструменты проверки и контроля качества
Сбор данных вручную, субъективные оценочные суждения, огромный поток информации (о компаниях-поставщиках, бюджетах, заказах, совершенных и запланированных сделках) и необходимость ее оперативной обработки — проблемы, с которыми ежедневно сталкиваются предприятия. Решением может стать разработка и внедрение онлайн-системы закупок для контроля бюджетов, управления рисками, многоэтапной проверки поставщиков.
● Разрозненность методов и инструментов
Системы рейтингов, тестовые заказы, аналитическое исследование рынка, отдельные сервисы для проверки контрагентов — все это усложняет закупочные процессы и увеличивает риски на всех этапах. Использование единой платформы, в рамках которой объединены все эти функции, является не просто пожеланием, а критической необходимостью для современных компаний.
SRM система обеспечивает многоэтапность и прозрачность проверки поставщиков, минимизирует риски и операционные затраты, повышает надежность поставок.
Как осуществляется проверка поставщиков для закупок
Внедрение автоматизации закупок на базе SRM системы AGORA позволяет автоматически выполнять проверку, оценку и учет поставщиков на всех этапах закупочного цикла. Создается гибкая адаптивная система, которая соответствует внутренним бизнес-процессам компании и облегчает труд сотрудников из отдела закупок.
Верификация и классификация поставщиков на площадке SRM обеспечивают предупредительный контроль, позволяют исключить ряд ошибок из-за человеческого фактора, повысить качество и надежность закупок.
Верификация поставщиков
Это первый этап, который включает регистрацию нового поставщика на онлайн-площадке и проверку его системой безопасности. Схема прохождения верификации на базе SRM системы AGORA выглядит следующим образом:
- Поставщик регистрируется на площадке, вводит официальные данные.
- Служба безопасности проверяет заявку и поставщика на предмет соответствия установленным нормам и запросам системы — комплаенс.
- SRM интегрируется с проверяющими сервисами, такими как СПАРК, СКРИН, СПК и др. Они позволяют оперативно проверить любую российскую компанию на наличие исков, судебных дел, проблем с налоговой.
- Кроме автоматической проверки через сервис служба безопасности может в частном порядке запросить у контрагента дополнительные документы.
По результатам верификации специалисты службы безопасности подтвердят или отклонят заявку на регистрацию.
Квалификация поставщиков
Этот функционал обеспечивает поставщику доступ к закупке. Контрагент проходит аккредитацию и только после этого допускается к участию в закупочных процедурах. Квалификация проводится для того, чтобы доступ к закупкам получали поставщики, обладающие всеми необходимыми для конкретной поставки ресурсами (материальными, техническими, финансовыми).
Схема прохождения квалификации поставщика:
- Анкетирование. В личном кабинете SRM системы поставщик проходит анкетирование, чтобы проверить соответствие компании-поставщика критериям закупщика. Спектр критериев широкий. Одним предприятиям важна пожарная безопасность, другим — география поставок, третьим — стоимость доставки.
- Первичная проверки квалификационной анкет. Ответы поставщика проверяются и анализируются, сравниваются с базовым вариантом ответа.
- Каталог категорий поставщиков. Система предлагает несколько категорий квалификации — в зависимости от того, какие товары и услуги поставляет контрагент (стройматериалы, канцтовары, логистика и др.). Для каждой категории есть свой стандарт анкеты с отдельным перечнем вопросов.
- Каталог заполненных анкет. Сюда входят заполненные анкеты от поставщиков, которые видит и согласовывает категорийный менеджер. Далее он допускает поставщика к процедуре закупок или отклоняет его.
- Настройка этапов и маршрутов согласования. Например, для конкретной закупки анкету контрагента должен просмотреть и согласовать сначала начальник цеха, а затем главный экономист и сотрудник юридического отдела. Процесс согласования завершится, когда будут пройдены все три этапа.
- Мониторинг процесса квалификации. Иногда квалификационный процесс может приостанавливаться или «зависать». SRM система позволяет регламентировать все этапы и процессы квалификации. Например, количество времени, которое поставщик может находиться на определенном этапе. Если система видит заминку, то моментально информирует об этом админа площадки.
- Интеграция с ERP. Эта функция позволяет настраивать проверку верифицированных ранее контрагентов с определенной периодичностью, например, ежемесячно или поквартально.
Функция квалификации в SRM-системе на базе платформы AGORA позволяет оценивать поставщиков по финансово-экономическим, техническим и юридическим критериям, и допускать к закупкам только надежных и наиболее подходящих контрагентов.
Читайте подробнее в статье о том, как единая SRM система позволяет контролировать качество поставок, проводить оценку и антикоррупционные проверки компаний-поставщиков.
Реклама. OOO «ЦЕНТРОБИТ», ОГРН 1117746695967ИНН 7713733518, г. Москва.